Reuniões mais produtivas são indispensáveis para qualquer empresa, mesmo que ela seja composta por apenas duas pessoas. É durante esse momento que são resolvidas ou encaminhadas diversas questões práticas fundamentais para dar vazão aos projetos da companhia.
Entretanto, reuniões costumam ser vistas de forma um pouco negativa por muitos funcionários. Seja porque julgam que elas são pouco produtivas ou por estarem cheios de tarefas para entregar. Não é raro ver funcionários entediados, com cara de sono e sem disposição nenhuma de interagir com os demais. E isso pode não ser culpa apenas dele.
As reuniões da sua empresa são produtivas e instigam a participação dos funcionários? Uma reunião só é produtiva para alguém quando ele percebe que foi mais importante estar presente do que trabalhar em outras coisas.
Por isso, separamos 7 dicas que podem tornar suas reuniões mais produtivas, confira:
» 1. Objetivos claros
Uma boa reunião deve começar antes de todos se reunirem. Os participantes precisam chegar a sala de reunião não apenas sabendo quais assuntos estarão em pauta, mas já preparados para falar sobre os temas que lhe dizem respeito. Por isso, sempre envie um e-mail com todos os itens da pauta e quem será o responsável por cada assunto.
» 2. Escolha dos participantes
Quantos mais pessoas, mais chances de a reunião ser pouco produtiva. Isso porque um participante pode querer opinar sobre um assunto sobre o qual ele não está envolvido e, por isso, não conhece o contexto e o histórico do tema. Por isso, convoque o menor número de participantes e certifique que a ausência de cada um iria fazer falta para o que será discutido.
Em seu livro, Think Simple, Ken Segall conta sobre sua experiência de trabalhar na Apple e, mais especificamente, ao lado de Steve Jobs. Ele relata, em sua obra, uma situação que aconteceu na empresa. Antes de começar uma reunião, Jobs perguntou a uma funcionária quem era ela. Depois de ouvir a resposta, disse que não havia porque ela participar e pediu que se retirasse.
» 3. Defina o lugar mais adequado
Normalmente, esse lugar é a sala de reuniões. O ambiente é livre de interrupções e tem o conforto e a infraestrutura necessários. Mas isso não é uma regra para ter reuniões mais produtivas, tudo vai depender do tema e de quem são os participantes. Pode ser que uma reunião durante o cafezinho – com o clima menos formal – seja mais rápida e produtiva do se fosse realizada no ambiente formal da sala de reuniões.
» 4. Prepare-se bem
Se você já sabe qual é a finalidade da reunião e sabe, também, porque foi convidado a participar dela, então, enumere os assuntos que você irá tratar e já tenha sugestões e soluções sobre esses temas para apresentar aos colegas. Não deixe para pensar sobre o assunto na hora do encontro. Esse é um dos principais motivos para que as reuniões se alonguem: quando questões que poderiam ter sido previamente resolvidas por uma pessoa, acabam entrando em pauta e sendo discutidas por todos.
» 5. Começo, meio e fim
Seja rigoroso com o horário. Peça para que ninguém se atrase pois todos têm compromissos e tarefas após a reunião. Inicie na hora marcada, mesmo que alguém não esteja presente. Dessa forma, ele irá perceber que o horário é cumprido e não se atrasará na próxima oportunidade. Defina, também, uma duração e encerre na hora marcada. Reuniões sem horário para terminar costumam ser intermináveis.
Para equipes que necessitam de reuniões diárias e curtas – de follow up, por exemplo – uma técnica pouco convencional, mas que pode trazer bons resultados é a realização do encontro com todos em pé. Assim, ninguém esquece que o propósito da reunião é ser curta e pontuam apenas o que for necessário para poder voltar ao trabalho.
» 6. Encaminhamentos
Essa é parte principal para reuniões mais produtivas: depois de discutir todos os assuntos, defina quem vai fazer o que. Assim, é assegurado que todos os tópicos terão prosseguimentos práticos e ninguém ficará com dúvida sobre quais são suas tarefas.
» 7. Ata: uma burocracia necessária
Alguns dias depois da reunião, pode ser que os participantes não lembrem, com clareza, de tudo o que foi discutido e decidido. Para evitar confusões e contradições, crie uma ata da reunião e envie a todos os participantes para eles possam consultar alguma questão, se for necessário.
Como você percebeu, são técnicas simples, que podem ser implantadas imediatamente e que irão trazer ótimos resultados não apenas para a produtividade das reuniões, mas para a produtividade da empresa como um todo.
Além de ter reuniões mais produtivas saiba também a importância da sua empresa ter um planejamento estratégico.
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